傾向と対策

プロジェクト管理はその対象とする分野の相違(ソフトウェア開発プロジェクト、個別受注型の生産管理など)や規模の違いによる個別性が強い反面、根本的な部分において共通する問題を持っています。プロジェクト管理あるいは工程管理における担当者の共通した悩みにお答えします。

よくある課題

課題1
計画が予定通りに完了しない・納期が守れない
課題2
作業の抜けや仕様の漏れが発生する
課題3
品質目標が達成できない
課題4
コスト超過が発生する
課題5
表計算ソフトでの管理に限界を感じている

課題1 計画が予定通りに完了しない・納期が守れない

納期が守れない原因はいくつかありますが、見落としがちなのは、「計画そのものに問題があるのではないか」という点です。

  1. プロジェクトのスタート時に適正な工程計画ができていない
  2. 当初立案した計画に対して、関連組織間の合意がなされていない
  3. プロジェクトの進捗を加味した再計画がなされていない

十分な精度で工程計画が作成されていないために、仕様変更や追加作業が発生したとき、どのように納期に影響するのか、これらに対応するための資源の割り当てはどうすれば良いのか、タイムリーに評価できないなどの問題もあります。

ウェッブアイからのご提案

具体的な改善には、以下の着実な実践が必要です。

  1. 計画を可視化し、関係者間で計画を共有する
  2. 計画上の問題点や懸念される部分を早期に把握し、必要な対策を検討・実施する
  3. 進捗を反映し、計画を継続的に更新する

弊社工程’sを利用することで、以下の効果を見込めます。

  1. 簡単な操作によって短時間で、見やすい工程表が作成できます
  2. 日程計算機能により、作業の繋がりを踏まえた工程表が作成できます
  3. 各工程の進捗状況を入力し、日程の再計算を行うことで計画を自動的に更新できます
  4. 各組織が保有する人や設備(資源)の負荷を把握しながら計画の作成変更が行えます
  5. 進捗情報に基づいて再計画が自動的に行えるため、早期に納期遅延のリスクを回避できます

さらにPMO支援サービスを利用することで、忙しいPMを補助し、さらなる計画の可視化と継続的な計画更新を支援できます。これにより、リアルタイムで信頼性の高い計画をキャッチし、PMの迅速な意思決定に役立てることができます。

 

 

課題2 作業の抜けや仕様の漏れが発生する

頭の中にだけ計画がある場合や、簡略な工程表しか作成していない場合には、作業の抜けが発生し、計画実行途中でこれに気づいて対応しようとしても、期限に間に合わないだけでなく、次に示す問題が発生する可能性があります。

  1. 後戻り作業・修正作業の発生
  2. 追加コストの発生
  3. 品質の低下

ウェッブアイからのご提案

具体的な改善方法は、以下を実施することです。

  1. きちんとした計画を作成する
  2. 過去に実施した類似の計画を参照して、作業の漏れがないことを確認する
  3. 作業を網羅したテンプレートWBS(基準となる作業一覧)を作成する

工程’sを利用すれば、

  1. 工程表作成と並行して作業の階層的な構造を示すWBS(ワークブレイクダウンストラクチャー)を作成することができます
  2. 1つのプロジェクト情報を、WBSの他に部門別、担当者別、装置別などさまざまな角度で並べ直して、作業を漏れなく十分な粒度で定義することができます

PMO支援サービスを利用すれば、計画立案に十分な工数を取れないプロジェクトマネージャーを支援し、漏れのないWBSを作成、継続的にメンテナンスすることができます。

課題3 品質目標が達成できない

プロジェクトの終盤になってから問題あるいは課題が発生しがちです。問題の中にはその時点で発生するだけでなく、実はプロジェクト開始から存在し、表面化していなかっただけの問題もあります。きちんと計画が作成され、それに基づいた負荷やボトルネック作業の把握がなされていれば、回避可能な問題がいくつかあります。

ウェッブアイからのご提案

高い品質を達成するためには、以下が重要です。

  1. プロジェクトの初期段階で、漏れなく課題を抽出する
  2. プロジェクト終盤での予期せぬ課題の発覚を回避し、品質確保に必要十分なスケジュールを捻出する
  3. 進捗を把握する

具体的な実践方法は、以下の通りです。

  • 工程表作成ツール「工程’s」 を利用して、精度の高い工程計画を作成しましょう。
  • 統合プロジェクト管理システム(EPMシステム)「PREGARE」や工程計画共有データベース「Planow」を利用することで、複数の組織間で計画を共有しましょう。
  • PMO支援サービスを利用いただき、十全な計画をもってプロジェクトに取り掛かりましょう。

工程’sを利用すれば、

  1. 作業遅れや、手直し作業の納期への影響をシミュレーションすることができます
  2. 要員や職種ごとの負荷を確認しながら、納期対応策を検討することができます
  3. 作業の分解粒度が細かくなることにより、途中で仕様変更があった場合にも確度の高いインパクト分析ができます

PREGARE・Planow を利用すれば、

  1. 複数の組織にわたる計画を効率良く作成し管理することができます
  2. 計画の変更原因や実施した対策に関する情報を記録することができます

PMO支援サービスを利用すれば、

  • プロジェクトの初期段階で管理要領を見直し、効率的な管理を提案できます
  • プロジェクトの初期段階で計画立案を支援し、精緻な計画を立案できます
  • 計画メンテナンスに時間を割けないPMを支援し、タイムリーな進捗情報を工程表に反映、再計画できます

課題4 コスト超過が発生する

プロジェクトの終盤で納期に影響を及ぼす問題が発生し、予定外の資源を投入している、ということはありませんか?

ウェッブアイからのご提案

コスト超過を防ぐためには、少なくとも事前に以下の対策が必要です。

  1. コスト超過の原因となる作業の遅れを早期に把握する
  2. 作業の遅れが納期にどのように影響するかを把握する

工程表作成ツール「工程’s」 を利用して、早い段階で納期遅延につながる問題の発生を予見しましょう。

工程’sを利用すれば、

  1. 早期に問題の発生を予見でき、余裕をもって対策を立てることができます
  2. 製造方法や配置計画の変更等の方策により効率的に問題に対処することができ、コスト超過を回避できます。

課題5 表計算ソフトでの管理に限界を感じている

工程表の作成を、工程表作成ツールを使わずに表計算ソフトで行っている担当者が多くいます。しかし、その大多数は表計算ソフトによる計画作りに満足していません。
では、なぜ表計算ソフトで計画を作っているのでしょうか?

その理由は次のようなものです。

  • 新しいツールを覚えるのが面倒、使い慣れたソフトで間に合わせたい
  • 工程表作成専用ツールは難しそうで使いこなせるか心配、選び方がわからない
  • お金を出して買う値打ちがあるかどうかわからない

これらの理由で表計算ソフトを使い続けるのが、本当に良いのでしょうか?

表計算ソフトを使うことに対する不満の多くは次のような内容です

その1 工程をずらしても、後続の工程に反映されない
その2 工程をずらしても休日が考慮されない
その3 工程の進捗管理ができない
その4 資源の負荷状況が把握できない
その5 1つのプロジェクトで何種類も工程表を作成するため手間がかかる
その6 出来上がった工程表を再利用しにくい

多くの工程表作成担当者は工程表の作成に莫大な工数を費やしています。そのほとんどは単純な表計算ソフトの作業で、手間のわりにミスも多い。できることならばもっと有意義な仕事に時間を割きたい。そう思ってはいませんか?

工程表の作成にほとんど時間を割いていない場合、今の計画精度で満足していますか? 作業負荷が見えず、必要な情報が得られなかったことはありませんか? 計画の甘さで手戻りは発生しませんでしたか。計画の甘さの理由は、必要な精度の工程表を管理・維持する手間を割けなかったせいではありませんか?

ウェッブアイからのご提案

工程表作成専用のツールを使えば、上に挙げたような問題で頭を悩ますことはありません。
工程表作成ツール 「工程’s」 なら、計画表作成のための様々な機能を利用し、計画の作成・更新を迅速にそして効率良く行うことができます。

 

 

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