表計算ソフトと工程’sの比較事例

こんにちは。プロジェクト推進部/マーケティング部の森と申します。

今まで様々なお客様と接してきましたが、弊社製品『工程’s』の導入を検討されるお客様の中で、既に工程管理ツールとして最も多く使われているものの一つが「表計算ソフト」です。

「なぜ親しみのある表計算ソフトから工程’sへの移行を検討するのか?」

「なぜ工程’sをはじめとした専用ツールへの移行が必要なのか?」

とあるお客様を事例として紹介したいと思います。

幅広い業務に使用できる「表計算ソフト」

表計算ソフトは、工程管理だけでなく様々な業界、業務で使われています。

表の作成から関数を使った複雑な計算、マクロ等を使ったツールの作成…

とても汎用性が高く、多彩な機能を備えていることが魅力といえます。

また、最近の企業で表計算ソフトを全く導入していない企業はほとんどありません。

そのため誰でも作成・編集・閲覧ができ、工程表作成という点においても非常に使い始めやすいソフトです。

とあるお客様(仮にA社とします)でも、社員ほぼ全員にPCに表計算ソフトが導入されていることもあり工程表は全て表計算ソフトで作成されていました。

しかし、表計算ソフトを使用している中で下記のような問題が発生していたのです。

問題1:多種多様すぎる工程表たち

A社はお客様からの受注を受けて製品を作成する受注型のプロジェクトを行っていましたが、管理するための工程表は1つだけではありませんでした。

全体の進捗を管理する月単位の工程表、部署で進捗を確認する週単位の工程表、各作業担当が確認する日、もしくは時間単位の工程表…

しかも同じ単位でも部署が違えば表の形式も違い、非常に多種多様な工程表が存在している状態でした。

1つのフォーマットになっていないために各工程表によって表現ルールが異なり、対比や分析が非常に難しい状態になってしまっていました。

問題2:進捗のタイムラグ

いくつも工程表が存在することで進捗を登録するための作業が二重、三重となり、進捗のロールアップに非常に時間がかかっていました。

全体の進捗を把握する頃にはもう日単位の工程表は更新されてしまっています。

『今』の進捗が正しく反映できないことで様々な決定が遅れてしまい、プロジェクト運営に影響を及ぼしてしまっていました。

問題3:データはどんどん重くなる

表計算ソフトにおいて、避けて通れないのが操作・挙動の「重さ」です。

A社でもプロジェクトが大規模になればなるほど、工程も増えデータがどんどん増えていきます。

  • データを中々開くことができない
  • 編集している途中で画面が落ちてしまい、保存できなかった
  • データ容量が重すぎてメール添付ができない

上記理由が発生するためにコミュニケーションがどんどん遅くなり、迅速なやり取りが難しくなっていました。

「工程表作成専用ツール」という選択

工程’sは、工程表を作成する「専用のツール」です。

専用ツールなので、表計算ソフトと違い他の使用方法は多くありません。

(たまに驚くほど画期的な使用方法を考えられているお客様もおられます。)

しかしA社が抱えた問題を、工程’sを採用することで解決に向かうことができました。

解決1:カレンダー単位の変更で工程表を一本化

工程’sはカレンダーの表示単位を自由に変更することが可能です。

各担当が日単位で作成した工程に対してカレンダーを週単位にしてみることで、今まで別ファイルとして作成していた週単位工程表を作成せずとも、週単位での確認が可能となりました。

もちろん、月単位、年単位での確認も可能ですので、データを一元化し多重管理を廃止することができました。

解決2:工程表の形は共通

工程’sはどんな工程表を作成しても、データ構造や画面表示は基本的に同じです。

見た目が全く違う工程表が育っていくことはありません。常に同じフォーマットで確認することができます。

またデータをマージしたり分割させたりすることも可能なので、色々な工程表を並べて、比較することが可能です

全てのプロジェクトにおいて工程’sを使用することで、対比や分析がしやすくなりました。

また1つの工程表に対して「資源」別に見たり、「部署」別に見たり、様々な視点で確認・管理することができるのが工程’sの大きな特徴です。

表計算ソフトでいう「別シート」を作成することなく、1つの工程表ファイルの中で視点を変えて確認することができるようになりました。

解決3:スムーズな操作性

工程’sは独自のデータ構造を持ち、数十万工程が入ってもサクサク操作することができます。

大規模な工程表のために表の中を移動させる機能や、特定の条件に該当する作業をまとめて抽出する機能などを持ち、どんなに大きな工程表でも楽に更新することが可能なのです。

A社は一番規模が大きい工程表ではA1サイズの模造紙が何枚も連なるレベルの大規模な工程表でしたが、ソフトが途中で落ちたり画面が固まったりすることなくスムーズに作業を行えるようになりました。

今の工程管理業務に満足していますか?

工程管理において、求められることはプロジェクトによって様々です。

ケースによっては、もしかしたら表計算ソフトの方が良いケースもあるかもしれない。

しかし、「専用ツール」である工程’sという選択は、工程管理および工程表作成において様々な点でメリットを生み出すことが多いのです。

A社からも、ソフトを移行したことでここに紹介しただけでない多くの喜びの声をいただきました。

現在、30日無料で使える評価版を配布中です。

まずは、少しだけ使用してみませんか?

また自分の今の工程表がどのように移行できるのか、お気軽にご相談ください。

今回は、表計算ソフトと工程’sの比較事例でした。

お読みいただき、ありがとうございました。

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執筆者プロフィール
森 渚
マーケティング部 リーダー

1992年、神奈川県川崎市生まれ。
ウェブサイトのディレクターを経験後、2016年にウェッブアイに入社しました。

今までPMO支援サービスの一員としてエネルギー関連業、製造業などのプロジェクトに携わってきました。
また社内制度の検討や新しいサービスの整備なども積極的に行っています。
現在はとあるシステム開発プロジェクトでPMのアシスタントをしているほか、ウェッブアイおよび弊社製品・サービスのプロモーション業務を担当しています。
(このサイトも担当業務の1つです!)
弊社製品・サービスがプロジェクトマネジメントでお困りのお客様の手助けとなるよう、日々活動しています。

私の書くコラムが少しでも皆様のお力になりますように。よろしくお願い致します。